Busca Pelo Conhecimento Estratégico
O empresário da área comercial ou industrial que faz investimentos
constantes em tecnologia pode melhorar, continuamente, a qualidade das
mercadorias comercializadas e sofisticar, cada vez mais, a forma de
atendimento de seus clientes. Por outro lado, para a empresa que atua no
comércio ou na indústria com baixo grau de informatização é comum ocorrer de forma mais acentuada os seguintes problemas:
- Informações desatualizadas, resultando, por exemplo, em equipe de vendas que comercializa produtos com preços não corrigidos, faltantes no estoque, venda para clientes inadimplentes, etc.
- Maior possibilidade de falha, como é o caso do encarregado do estoque que libera produtos em quantidades incorretas por ter dificuldade no entendimento da escrita, implicando no envio de produtos não solicitados.
- Lentidão no atendimento. Neste caso as informações não compartilhadas têm maior tempo de propagação, ou seja, numa simples operação de venda podem ocorrer as seguintes ações: o pedido manuscrito é enviado ao setor de estoque para verificação de quantidades, após constatação de insuficiência de estoque, o vendedor contata o cliente informando quais são as mercadorias em falta, solicitando a possibilidade de uma substituição por marca similar. O pedido retorna ao setor de estoque para nova verificação.
Não havendo nenhum problema na separação dos produtos, a venda finalmente é
concluída. - Fluxo excessivo de papel. Como os dados não permanecem registrados de maneira digital, a opção plausível de registro é a impressão de documentos comprobatórios. Desse modo, o acúmulo de papéis pode tornar-se um entrave burocrático, podendo também gerar falhas e lentidão.
Os problemas citados, evidenciam a importância do uso de computador e de um programa de automação para que uma empresa possa prosperar e permanecer competitiva. Segundo YOURDON (1990), não basta um sistema operativo que apenas processe ações, é necessário focar a atenção em sistemas de apoio à decisão. “Como o termo sugere, esses sistemas de processamento não tomam decisões por eles mesmos, mas auxiliam gerentes e outros profissionais de uma organização a tomarem decisões inteligentes e bem informadas sobre vários aspectos da operação” (YOURDON, 1990).
O conhecimento estratégico que um sistema pode oferecer não consiste no volume de dados armazenados que ele possui, mas sim nas análises e conclusões que podem ser obtidas a partir das informações processadas. Como o foco do estudo está direcionado para assuntos financeiros, o conhecimento estratégico, neste caso, é composto de Demonstrações de Resultados, Desempenhos Financeiros, Análise de Limites por Conta Financeira, etc, conhecimento esse que pode ser apresentado na forma de tabelas, diagramas e gráficos.
Organização, Lançamento e Interpretação
Considerando que o computador é um elemento passivo e que os sistemas apenas auxiliam no processamento das informações, conclui-se então que o personagem principal neste cenário é o usuário do sistema. Isto porque todas as informações, sejam elas estratégicas ou não, são alimentadas por ele. Deste modo, torna-se bastante complicado obter o sucesso de uma ferramenta de automação, sem criar mecanismos organizacionais para que os dados inseridos
sejam consistentes e corretos.
O trabalho de projeto e construção de um sistema para auxiliar no controle financeiro de empresas, inicia pela criação de rotinas administrativas e de fluxo de documentos. Esta etapa (organização) tem fundamental importância para o todo o contexto do trabalho, e consiste basicamente no treinamento dos usuários (encarregado financeiro, gerentes, etc) para atividades estritamente burocráticas, sendo que algumas mudanças culturais e administrativas podem ser implementadas.
A matéria-prima do conhecimento estratégico é o lançamento da informação; uma empresa, após sofrer algumas reestruturações pela etapa da organização, terá condições técnicas de reconhecer os diversos documentos comercias (notas fiscais, recibos, guias de pagamento, etc) e, deste modo, poderá tratar os dados adequadamente. Na etapa de lançamento, um estudo sobre as características da empresa é executado, visando analisar possíveis especificidades que terão influência direta na criação dos relatórios gerenciais.
A última etapa do trabalho, consiste na apuração e interpretação dos relatórios gerenciais, que são obtidos pelo processamento do movimento financeiro, devidamente lançados e conciliados. A partir destes relatórios, o administrador poderá, por exemplo, avaliar se o planejamento de receitas e despesas está seguindo a projeção almejada. Poderá ainda verificar índices que demonstram em valores absolutos, qual faturamento seria necessário para
alcançar uma determinada margem de lucro.
Decisões tomadas na hora exata, investimentos planejados e um orçamento controlado são alguns dos tópicos abordados pelo Controller. Venha conhece-lo na integra e sem cortes, baixe o documento explicativo do Controller, no link abaixo.
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Por Fábio Angelo
